Datenschutzerklärung

CTP Con respektiert deine Privatsphäre und geht sorgfältig mit personenbezogenen Daten um.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie verwenden, mit wem wir Daten teilen und welche Rechte du hast.

VXO Group B.V.

Veranstalter von CTP Con

9946 RL Woldendorp, Niederlande

Handelsregister: 42168598

E-Mail: privacy@ctpcon.nl

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Adressdaten
• Firmenname und Unternehmensdaten
• Rechnungsdaten
• Zahlungsdaten
• Daten zu gekauften Tickets
• Daten zu einer Händlerbuchung oder Reservierung
• Angaben, die du selbst in ein Formular oder eine Nachricht einträgst
• Ernährungs- oder Barrierefreiheitsbedürfnisse, soweit erforderlich
• Kommunikation mit CTP Con
• Fotos und Videoaufnahmen
• technische Daten wie IP-Adresse und Angaben zur Nutzung unserer Website

Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Diese Mitteilungen können auch Inhalte, Angebote, Gewinnspiele oder andere Kampagnen umfassen, die CTP Con gemeinsam mit Sponsoren oder kommerziellen Partnern organisiert.

Grundsätzlich bleibt CTP Con dabei selbst der Absender. Deine personenbezogenen Daten werden nicht automatisch an den betreffenden Sponsor oder Partner weitergegeben.

Wir versenden diese Mitteilungen auf Grundlage deiner Einwilligung.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in unseren E-Mails widerrufen.

Nach der Abmeldung verwenden wir deine E-Mail-Adresse nicht mehr für unsere allgemeine Marketingkommunikation. Wir können einen minimalen Vermerk über deine Abmeldung aufbewahren, damit du nicht erneut unerwünschte Nachrichten erhältst.

Datenweitergabe bei gemeinsamen Kampagnen

Bei bestimmten Kampagnen, Gewinnspielen oder Kooperationen ist es möglich, dass personenbezogene Daten auch mit einem Sponsor oder Partner geteilt werden.

Wenn dies geschieht, machen wir vorab deutlich:

• mit welcher Organisation deine Daten geteilt werden
• welche Daten geteilt werden
• zu welchem Zweck die Daten verwendet werden

Soweit dafür eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert und ausdrücklich ein.

Deine Einwilligung in Marketing von CTP Con bedeutet daher nicht automatisch, dass du auch in Marketing durch einen Sponsor oder Partner einwilligst.

Wir verkaufen unsere Mailingliste oder andere personenbezogene Daten nicht an Sponsoren oder kommerzielle Partner.

Dazu können unter anderem gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsdaten
• ausgewähltes Ticket
• Bestellnummer
• Zahlungsstatus und Zahlungsdaten

Wir verwenden diese Daten für:

• die Bearbeitung deiner Bestellung
• die Abwicklung und Überprüfung von Zahlungen
• den Versand deines Tickets
• die Einlasskontrolle
• den Kundenservice
• notwendige Mitteilungen zur Veranstaltung

Rechtsgrundlage dafür ist die Erfüllung des Vertrags, den du mit uns schließt.

Ticketkontrolle

Beim Einlass kann dein Ticket oder QR-Code gescannt werden.

Dabei können unter anderem die Ticketnummer, die Gültigkeit und der Zeitpunkt des Einlasses erfasst werden. Wir nutzen diese Angaben, um Einlass zu gewähren, Ticketmissbrauch zu verhindern und erforderlichenfalls Besucherzahlen zu kontrollieren.

Erforderliche Daten

Einige personenbezogene Daten sind erforderlich, um ein Ticket zu kaufen oder einen anderen Vertrag mit CTP Con abzuschließen.

Wenn du diese Daten nicht bereitstellst, können wir die betreffende Bestellung, Buchung oder Dienstleistung möglicherweise nicht ausführen.

Wir verwenden Daten von Ticketkäufern nicht automatisch für unseren allgemeinen Newsletter. Hierfür bitten wir gesondert um Einwilligung, es sei denn, das Gesetz erlaubt uns, bestimmte Mitteilungen ohne gesonderte Einwilligung zu versenden.

Dazu können unter anderem gehören:

• Name
• Firmenname
• Kontaktdaten
• Website und Social-Media-Kanäle
• Angaben zu Produkten oder Dienstleistungen
• gewünschte Stand- oder Tischfläche
• praktische Wünsche
• Rechnungs- und Zahlungsdaten
• Korrespondenz mit CTP Con

Bei einer ersten Anfrage oder Reservierung nutzen wir diese Daten, um dein Anliegen zu prüfen und einen möglichen Vertrag vorzubereiten.

Wenn eine Händlerbuchung verbindlich wird, verwenden wir die Daten für:

• die Vertragserfüllung
• Zahlungen und Rechnungsstellung
• Mitteilungen zur Teilnahme
• Einlassregistrierung
• die praktische Organisation der Veranstaltung

Soweit dies für das Catering erforderlich ist, können wir nach Ernährungswünschen, Lebensmittelallergien oder anderen relevanten Angaben zur Ernährung fragen.

Einige dieser Daten können Informationen über die Gesundheit einer Person oder andere sensible persönliche Umstände enthalten.

Deshalb:

• fragen wir nur nach Informationen, die für das Catering erforderlich sind
• ist die Angabe solcher Informationen grundsätzlich freiwillig
• verwenden wir die Informationen ausschließlich, um geeignetes Catering bereitzustellen und Risiken im Zusammenhang mit Lebensmittelallergien zu verringern
• teilen wir die Informationen nur mit Personen oder Caterern, die sie zur Durchführung des Caterings benötigen
• holen wir, soweit rechtlich erforderlich, eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ein

Wir speichern solche Daten nicht länger als für die betreffende Veranstaltungsausgabe und deren praktische Abwicklung erforderlich.

Dafür können wir geschäftliche Kontaktdaten verarbeiten, zum Beispiel:

• Name
• Funktion
• Organisation
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• geschäftliche Telefonnummer
• öffentlich zugängliche berufliche Informationen
• frühere Kommunikation mit CTP Con

Diese Informationen können direkt von der betreffenden Person oder Organisation stammen, aber auch aus öffentlichen geschäftlichen Quellen, Unternehmenswebsites, beruflichen Netzwerken oder bestehenden Geschäftskontakten.

Wir nutzen diese Daten, um:

• relevante Geschäftskontakte zu identifizieren
• Sponsoring- und Partnerschaftsmöglichkeiten zu besprechen
• Vorschläge und Angebote zu senden
• über Kooperationen zu kommunizieren
• bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen

Soweit anwendbar, stützen wir diese Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, kommerzielle Kooperationen für CTP Con zu entwickeln.

Du kannst uns jederzeit mitteilen, dass du zu solchen Zwecken nicht mehr kontaktiert werden möchtest.

Wenn Gespräche zu einem Vertrag führen, können wir Daten zur Vorbereitung und Erfüllung dieses Vertrags weiterverarbeiten.

Je nach Aktivität können wir beispielsweise verarbeiten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Social-Media-Konto
• Teilnahmebeitrag
• Kontaktdaten
• Daten, die für die Vergabe eines Preises erforderlich sind

Wir verwenden diese Daten, um die Aktivität zu organisieren, Beiträge zu beurteilen oder auszuwählen und Gewinner zu kontaktieren.

Wenn ein Sponsor oder Partner personenbezogene Daten erhält, informieren wir die Teilnehmenden vorab darüber und holen gegebenenfalls eine gesonderte Einwilligung ein.

Die Teilnahme an einem Gewinnspiel bedeutet nicht automatisch eine Anmeldung zu Marketingmitteilungen.

Besucher können dabei erkennbar abgebildet sein.

Bei allgemeinen Stimmungs- und Übersichtsaufnahmen stützen wir die Verarbeitung, soweit anwendbar, auf das berechtigte Interesse von CTP Con, die Veranstaltung zu dokumentieren und darüber zu berichten.

Bei gezielten Porträts, Interviews oder anderen Produktionen, bei denen eine oder wenige Personen deutlich im Mittelpunkt stehen, prüfen wir gesondert, ob eine Einwilligung erforderlich oder angemessen ist.

Möchtest du lieber nicht erkennbar fotografiert oder gefilmt werden? Dann kannst du dies dem Fotografen, Videografen oder Veranstalter mitteilen. Wir versuchen, darauf in angemessenem Umfang Rücksicht zu nehmen.

Wenn du nachträglich einer konkreten Veröffentlichung widersprechen möchtest, auf der du deutlich erkennbar bist, kontaktiere uns unter privacy@ctpcon.nl. Wir prüfen dein Anliegen anhand der Umstände und des geltenden Rechts.

Minderjährige auf Bildern

Mit erkennbaren Aufnahmen von Kindern gehen wir besonders sorgfältig um.

Bei gezielten Fotoaufnahmen, Interviews oder anderen Content-Produktionen mit Minderjährigen prüfen wir vorab, ob die Einwilligung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters erforderlich ist.

Wir verwenden diese Daten, um:

• deine Frage zu beantworten
• dein Anliegen zu bearbeiten
• erforderlichenfalls weiter mit dir zu kommunizieren

Wir speichern solche Mitteilungen nicht länger als vernünftigerweise erforderlich, es sei denn, ihr Inhalt wird Bestandteil eines Vertrags, eines Streits oder gesetzlich vorgeschriebener Unterlagen.

Der Zahlungsdienstleister verarbeitet die Daten, die für die Zahlung erforderlich sind.

CTP Con erhält dabei in der Regel keine vollständigen Zahlungskarten- oder Bankdaten, wohl aber Informationen wie:

• Zahlungsstatus
• Betrag
• Transaktionsreferenz
• Daten, die erforderlich sind, um die Zahlung einer Bestellung zuzuordnen

Daten, die Teil unserer steuerlichen Unterlagen sind, bewahren wir grundsätzlich 7 Jahre auf, soweit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht dies verlangt.

Wir können personenbezogene Daten mit Parteien teilen, die wir für die Organisation von CTP Con und die Erbringung unserer Dienstleistungen benötigen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Website- und Hostinganbieter
• E-Mail- und Newsletterdienste
• Formular- und Cloudanbieter
• Ticket- und Webshopsoftware
• Zahlungsdienstleister
• Buchhaltungs- und Verwaltungsdienste
• Caterer
• IT- und Sicherheitsanbieter
• Lieferanten, die für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind

Mit Parteien, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, treffen wir bei Bedarf Vereinbarungen zum Datenschutz.

Sponsoren und kommerzielle Partner

Sponsoren und kommerzielle Partner erhalten nicht automatisch Zugriff auf personenbezogene Daten von Besuchern, Newsletter-Abonnenten, Ticketkäufern oder anderen Kontakten von CTP Con.

Werden personenbezogene Daten für eine bestimmte gemeinsame Kampagne mit einem Sponsor oder Partner geteilt, informieren wir dich vorab und holen gegebenenfalls eine gesonderte Einwilligung ein.

Internationale Verarbeitung

Einige Dienstleister können ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder dort Daten verarbeiten.

Ist dies der Fall, stellen wir sicher, dass hierfür eine gültige Rechtsgrundlage und geeignete Garantien bestehen.

Wenn du einen solchen Dienst nutzt, können die eingegebenen Daten über die Systeme des Anbieters verarbeitet werden.

Wir verwenden die Informationen nur für den Zweck, für den das jeweilige Formular oder der jeweilige Dienst bereitgestellt wird.

Einige davon sind notwendig, damit die Website ordnungsgemäß funktioniert.

Für Cookies oder Technologien, die eine Einwilligung erfordern, bitten wir um diese Einwilligung, bevor sie gesetzt oder aktiviert werden.

Dies kann beispielsweise betreffen:

• Analyse
• Marketing-Pixel
• Werbemessung
• Personalisierung
• Dienste externer Plattformen

Weitere Informationen stehen in unserer Cookie-Erklärung.

Die Videoüberwachung kann durch den Betreiber des Veranstaltungsortes oder einen Sicherheitsdienst erfolgen, der hierfür eigenständig verantwortlich ist.

Wenn CTP Con selbst für Kameraaufnahmen verantwortlich ist oder Zugang zu diesen hat, werden sie nur für Sicherheitszwecke, zur Untersuchung von Vorfällen oder bei rechtlicher Notwendigkeit verwendet.

Soweit die Videoüberwachung in der Verantwortung des Veranstaltungsortes liegt, gilt dessen Datenschutzerklärung.

Wenn dieser Dienst direkt von einem externen Anbieter erbracht wird und CTP Con keine personenbezogenen Daten erhält, ist dieser Anbieter für die betreffende Verarbeitung verantwortlich.

Wenn CTP Con selbst über einen solchen Dienst personenbezogene Daten verarbeitet, informieren wir die Nutzer darüber und nehmen diese Verarbeitung in unsere Datenschutzdokumentation auf.

Unsere Website und kommerziellen Formulare sind nicht darauf ausgerichtet, ohne Notwendigkeit eigenständig personenbezogene Daten kleiner Kinder zu erheben.

Soweit personenbezogene Daten Minderjähriger erforderlich sind, erheben wir nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten.

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung und ist nach dem Datenschutzrecht die Einwilligung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters erforderlich, holen wir diese ein.

Als Ausgangspunkt gelten folgende Fristen:

• Newsletter: bis du dich abmeldest
• nicht weiterverfolgte Händlerregistrierungen und Anfragen: höchstens 24 Monate nach dem letzten relevanten Kontakt
• geschäftliche Sponsor- und Partnerkontakte: höchstens 36 Monate nach dem letzten relevanten Kontakt, sofern keine laufende oder bestehende Geschäftsbeziehung besteht
• allgemeine Fragen und Korrespondenz: grundsätzlich höchstens 2 Jahre nach dem letzten inhaltlichen Kontakt
• Daten für Gewinnspiele und Giveaways: grundsätzlich höchstens 3 Monate nach deren Abschluss und der Preisvergabe
• Ernährungswünsche, Allergien und vergleichbare Catering-Informationen: spätestens bis kurz nach dem Ende der betreffenden Veranstaltungsausgabe, sofern eine längere Aufbewahrung nicht zur Bearbeitung eines Vorfalls erforderlich ist
• Verwaltungs- und Finanzdaten: solange die gesetzliche steuerliche Aufbewahrungspflicht gilt, grundsätzlich 7 Jahre
• Ticket- und Vertragsdaten: solange dies für die Vertragserfüllung, die Abwicklung möglicher Ansprüche und gesetzliche Dokumentationspflichten erforderlich ist
• Ticketkontrolldaten: solange sie für die Durchführung und Nachbereitung der betreffenden Veranstaltungsausgabe benötigt werden
• Foto- und Videomaterial: solange es für die Berichterstattung, Kommunikation, Werbung oder das Archiv von CTP Con vernünftigerweise relevant ist

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen oder anonymisieren wir sie.

Sollte sich dies künftig ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung an.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird so weit wie möglich auf Personen und Parteien beschränkt, die diese Daten für ihre Tätigkeit benötigen.

Du kannst uns unter anderem bitten um:

• Auskunft über deine personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung von Daten
• Einschränkung einer Verarbeitung
• Übertragung bestimmter Daten
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

Wenn eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit widerrufen.

Bei einer Verarbeitung für Direktmarketing kannst du der weiteren Nutzung deiner personenbezogenen Daten für diesen Zweck jederzeit widersprechen.

Schreibe hierfür an privacy@ctpcon.nl.

Wir können zusätzliche Informationen anfordern, wenn dies zur Überprüfung deiner Identität erforderlich ist.

Du hast außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens, der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde, einzureichen.

Die aktuelle Version steht immer auf www.ctpcon.nl.

Bei wesentlichen Änderungen können wir Besucher, Kunden oder andere Betroffene zusätzlich darüber informieren.