Privacyverklaring

CTP Con respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we die gebruiken, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt.

VXO Group B.V.

Organisator van CTP Con

9946 RL Woldendorp, Nederland

KvK: 42168598

E-mail: privacy@ctpcon.nl

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• adresgegevens
• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens
• factuurgegevens
• betaalgegevens
• gegevens over gekochte tickets
• gegevens over een vendorboeking of reservering
• informatie die je zelf invult in een formulier of bericht
• dieet- of toegankelijkheidswensen wanneer dit noodzakelijk is
• communicatie met CTP Con
• foto's en video-opnames
• technische gegevens, zoals IP-adres en gegevens over het gebruik van onze website

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

Deze communicatie kan ook content, aanbiedingen, winacties of andere campagnes bevatten die CTP Con samen met sponsors of commerciële partners organiseert.

CTP Con blijft daarbij in beginsel zelf de afzender. Je persoonsgegevens worden niet automatisch aan de betreffende sponsor of partner verstrekt.

We versturen deze communicatie op basis van je toestemming.

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldlink in onze e-mails.

Na uitschrijving gebruiken we je e-mailadres niet meer voor onze algemene marketingcommunicatie. We kunnen een minimale registratie van je afmelding bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenste berichten ontvangt.

Gegevens delen bij gezamenlijke campagnes

Bij bepaalde campagnes, winacties of samenwerkingen kan het mogelijk zijn dat persoonsgegevens ook met een sponsor of partner worden gedeeld.

Wanneer dit gebeurt, maken we vooraf duidelijk:

• met welke organisatie je gegevens worden gedeeld
• welke gegevens worden gedeeld
• voor welk doel de gegevens worden gebruikt

Wanneer daarvoor toestemming nodig is, vragen we hiervoor afzonderlijk en expliciet toestemming.

Toestemming voor marketing van CTP Con betekent dus niet automatisch dat je toestemming geeft voor marketing door een sponsor of partner.

We verkopen onze mailinglijst of andere persoonsgegevens niet aan sponsors of commerciële partners.

Dit kunnen onder andere zijn:

• naam
• e-mailadres
• factuurgegevens
• gekozen ticket
• bestelnummer
• betaalstatus en betaalgegevens

We gebruiken deze gegevens voor:

• het verwerken van je bestelling
• het verwerken en controleren van betalingen
• het versturen van je ticket
• toegangscontrole
• klantenservice
• noodzakelijke communicatie over het evenement

De grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons aangaat.

Ticketcontrole

Bij binnenkomst kan je ticket of QR-code worden gescand.

Daarbij kunnen onder andere het ticketnummer, de geldigheid en het moment van binnenkomst worden geregistreerd. We gebruiken deze informatie om toegang te verlenen, misbruik van tickets te voorkomen en indien nodig bezoekersaantallen te controleren.

Verplichte gegevens

Sommige persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een ticket te kunnen kopen of een andere overeenkomst met CTP Con aan te gaan.

Wanneer je deze gegevens niet verstrekt, kunnen we de betreffende bestelling, boeking of dienst mogelijk niet uitvoeren.

We gebruiken gegevens van ticketkopers niet automatisch voor onze algemene nieuwsbrief. Daarvoor vragen we afzonderlijk toestemming, tenzij we op grond van de wet bepaalde communicatie zonder afzonderlijke toestemming mogen versturen.

Dit kunnen onder andere zijn:

• naam
• bedrijfsnaam
• contactgegevens
• website en sociale mediakanalen
• informatie over producten of diensten
• gewenste stand- of tafelruimte
• praktische wensen
• factuur- en betaalgegevens
• correspondentie met CTP Con

Tijdens een eerste aanvraag of reservering gebruiken we deze gegevens om je verzoek te beoordelen en voorbereidingen te treffen voor een mogelijke overeenkomst.

Wanneer een vendorboeking definitief wordt, gebruiken we de gegevens voor:

• het uitvoeren van de overeenkomst
• betalingen en facturatie
• communicatie rond deelname
• toegangsregistratie
• praktische organisatie van het evenement

Wanneer dit voor de catering nodig is, kunnen we vragen naar dieetwensen, voedselallergieën of andere relevante voedingsinformatie.

Sommige van deze gegevens kunnen informatie over iemands gezondheid of andere gevoelige persoonlijke omstandigheden bevatten.

Daarom:

• vragen we alleen naar informatie die noodzakelijk is voor de catering
• is het verstrekken van dergelijke informatie in beginsel vrijwillig
• gebruiken we de informatie uitsluitend om passende catering te verzorgen en risico's rond voedselallergieën te beperken
• delen we de informatie alleen met personen of cateraars die deze nodig hebben om de catering uit te voeren
• vragen we waar juridisch noodzakelijk afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens

We bewaren dergelijke gegevens niet langer dan nodig voor de betreffende editie en de praktische afhandeling daarvan.

Daarvoor kunnen we zakelijke contactgegevens verwerken, zoals:

• naam
• functie
• organisatie
• zakelijk e-mailadres
• zakelijk telefoonnummer
• openbare professionele informatie
• eerdere communicatie met CTP Con

Deze informatie kan rechtstreeks van de betreffende persoon of organisatie afkomstig zijn, maar ook uit openbare zakelijke bronnen, bedrijfswebsites, professionele netwerken of bestaande zakelijke contacten.

We gebruiken deze gegevens om:

• relevante zakelijke contacten te identificeren
• sponsor- en partnershipmogelijkheden te bespreken
• voorstellen en aanbiedingen te sturen
• communicatie rond samenwerkingen te voeren
• bestaande zakelijke relaties te onderhouden

Waar van toepassing baseren we deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om commerciële samenwerkingen voor CTP Con te ontwikkelen.

Je kunt altijd aangeven dat je niet meer voor dergelijke doeleinden wilt worden benaderd.

Wanneer gesprekken leiden tot een overeenkomst, kunnen we gegevens verder verwerken voor het voorbereiden en uitvoeren van die overeenkomst.

Afhankelijk van de activiteit kunnen we bijvoorbeeld verwerken:

• naam
• e-mailadres
• sociale media-account
• inzending
• contactgegevens
• gegevens die nodig zijn om een prijs uit te reiken

We gebruiken deze gegevens voor het organiseren van de activiteit, beoordelen of selecteren van inzendingen en contact opnemen met winnaars.

Wanneer een sponsor of partner persoonsgegevens ontvangt, informeren we deelnemers hierover vooraf en vragen we waar nodig afzonderlijk toestemming.

Deelname aan een winactie betekent niet automatisch dat je wordt ingeschreven voor marketingcommunicatie.

Bezoekers kunnen daarbij herkenbaar in beeld komen.

Bij algemene sfeerbeelden en overzichtsbeelden baseren we de verwerking waar van toepassing op het gerechtvaardigd belang van CTP Con om het evenement vast te leggen en daarover te communiceren.

Bij gerichte portretten, interviews of andere producties waarbij één of enkele personen duidelijk centraal staan, beoordelen we afzonderlijk of toestemming noodzakelijk of passend is.

Wil je liever niet herkenbaar worden gefotografeerd of gefilmd? Dan kun je dit aangeven bij de fotograaf, videograaf of organisatie. We proberen hier redelijkerwijs rekening mee te houden.

Heb je achteraf bezwaar tegen een specifieke publicatie waarop je duidelijk herkenbaar bent? Neem dan contact met ons op via privacy@ctpcon.nl. We beoordelen het verzoek op basis van de omstandigheden en toepasselijke wetgeving.

Minderjarigen in beeld

We gaan extra zorgvuldig om met herkenbare beelden van kinderen.

Bij gerichte fotografie, interviews of andere contentproducties met minderjarigen beoordelen we vooraf of toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig is.

We gebruiken deze gegevens om:

• je vraag te beantwoorden
• je verzoek af te handelen
• verdere communicatie te voeren wanneer dat nodig is

We bewaren dergelijke communicatie niet langer dan redelijkerwijs nodig is, tenzij de inhoud onderdeel wordt van een overeenkomst, geschil of wettelijke administratie.

De betaaldienstverlener verwerkt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren.

CTP Con ontvangt daarbij doorgaans geen volledige betaalkaart- of bankgegevens, maar wel informatie zoals:

• betaalstatus
• bedrag
• transactiereferentie
• gegevens die nodig zijn om de betaling aan een bestelling te koppelen

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren we in beginsel 7 jaar, voor zover de wettelijke bewaarplicht dat vereist.

We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die we nodig hebben om CTP Con te organiseren en onze diensten te leveren.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• website- en hostingproviders
• e-mail- en nieuwsbriefdiensten
• formulier- en cloudproviders
• ticket- en webshopsoftware
• betaaldienstverleners
• boekhoud- en administratiediensten
• cateraars
• IT- en beveiligingsproviders
• leveranciers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het evenement

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken we waar nodig afspraken over gegevensbescherming.

Sponsors en commerciële partners

Sponsors en commerciële partners krijgen niet automatisch toegang tot persoonsgegevens van bezoekers, nieuwsbriefabonnees, ticketkopers of andere contacten van CTP Con.

Wanneer persoonsgegevens voor een specifieke gezamenlijke campagne met een sponsor of partner worden gedeeld, informeren we je hierover vooraf en vragen we waar nodig afzonderlijk toestemming.

Internationale verwerking

Sommige dienstverleners kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn of daar gegevens verwerken.

Wanneer dat het geval is, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan.

Wanneer je zo'n dienst gebruikt, kunnen de ingevulde gegevens via de systemen van die aanbieder worden verwerkt.

We gebruiken de informatie alleen voor het doel waarvoor het betreffende formulier of de betreffende dienst wordt aangeboden.

Sommige hiervan zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren.

Voor cookies of technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming voordat deze worden geplaatst of geactiveerd.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• analytics
• marketingpixels
• advertentiemetingen
• personalisatie
• diensten van externe platforms

Meer informatie staat in onze cookieverklaring.

Cameratoezicht kan worden uitgevoerd door de locatiebeheerder of een beveiligingspartij die daarvoor zelfstandig verantwoordelijk is.

Wanneer CTP Con zelf verantwoordelijk is voor camerabeelden of toegang tot deze beelden heeft, worden deze alleen gebruikt voor beveiligingsdoeleinden, onderzoek naar incidenten of wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

Voor zover cameratoezicht onder de verantwoordelijkheid van de evenementlocatie valt, geldt het privacybeleid van de betreffende locatie.

Wanneer deze dienst rechtstreeks door een externe partij wordt aangeboden en CTP Con geen persoonsgegevens ontvangt, is die partij verantwoordelijk voor de betreffende verwerking.

Wanneer CTP Con zelf persoonsgegevens via een dergelijke dienst verwerkt, informeren we gebruikers hierover en nemen we deze verwerking op in onze privacyadministratie.

Onze website en commerciële formulieren zijn niet bedoeld om zonder noodzaak zelfstandig persoonsgegevens van jonge kinderen te verzamelen.

Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen noodzakelijk zijn, verzamelen we alleen wat nodig is voor het betreffende doel.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming en daarvoor volgens de privacywetgeving toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig is, vragen we die toestemming.

Als uitgangspunt gebruiken we:

• nieuwsbrief: totdat je je uitschrijft
• niet-doorgezette vendorregistraties en aanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact
• zakelijke sponsor- en partnercontacten: maximaal 36 maanden na het laatste relevante contact, tenzij er een lopende of bestaande zakelijke relatie is
• algemene vragen en correspondentie: in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact
• gegevens voor winacties en giveaways: in beginsel maximaal 3 maanden na afronding en uitreiking van de prijzen
• dieetwensen, allergieën en vergelijkbare cateringinformatie: tot uiterlijk kort na afronding van de betreffende evenementeditie, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor de afhandeling van een incident
• administratieve en financiële gegevens: zolang de wettelijke fiscale bewaarplicht geldt, in beginsel 7 jaar
• ticket- en contractgegevens: zolang nodig voor uitvoering van de overeenkomst, afhandeling van eventuele claims en wettelijke administratieve verplichtingen
• ticketcontrolegegevens: zolang nodig voor de uitvoering en afhandeling van de betreffende evenementeditie
• foto- en videomateriaal: zolang het materiaal redelijkerwijs relevant is voor verslaglegging, communicatie, promotie of het archief van CTP Con

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we deze.

Wanneer dit in de toekomst verandert, passen we deze privacyverklaring aan.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Je kunt ons onder andere vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens
• correctie van onjuiste gegevens
• verwijdering van gegevens
• beperking van een verwerking
• overdracht van bepaalde gegevens
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken.

Bij verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken tegen verder gebruik van je persoonsgegevens voor dat doel.

Stuur hiervoor een bericht naar privacy@ctpcon.nl.

We kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om je identiteit te controleren.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming.

De meest actuele versie staat altijd op www.ctpcon.nl.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we bezoekers, klanten of andere betrokkenen hierover aanvullend informeren.