Vendorvoorwaarden

Artikel 1 – Vendor deelname

1.1 Een Vendor Table of stand is bedoeld voor deelname met het doel producten of diensten aan te bieden, te promoten of te verkopen.

1.2 Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel is niet verplicht, tenzij CTP Con dit voor een specifieke Vendorcategorie wel verlangt.

1.3 De Vendor bevestigt bij de boeking dat de deelname verband houdt met zijn of haar verkoopactiviteiten.

1.4 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor:

• inschrijving bij de Kamer van Koophandel indien dit wettelijk nodig is;
• belastingaangifte en het aangeven van inkomsten;
• btw verplichtingen indien van toepassing;
• vergunningen of registraties die voor de eigen activiteiten nodig zijn;
• naleving van andere wetgeving die op de eigen verkoopactiviteiten van toepassing is.

1.5 CTP Con bepaalt niet of een Vendor fiscaal of juridisch als ondernemer wordt aangemerkt.

1.6 Dwingende wettelijke rechten blijven altijd van toepassing voor zover deze volgens de wet niet contractueel kunnen worden uitgesloten.

Artikel 2 – Reservering en definitieve boeking

2.1 Een voorlopige reservering, preregistratie, interesseformulier of Vendor Application is nog geen definitieve boeking.

2.2 Hieraan kunnen geen rechten op een specifieke tafel, standplaats of deelname worden ontleend.

2.3 CTP Con kan aanvragen beoordelen en weigeren wanneer bijvoorbeeld:

• het aanbod niet voldoende aansluit bij het evenement;
• een productcategorie al ruim vertegenwoordigd is;
• er veiligheidsrisico's zijn;
• eerdere ervaringen met de Vendor daar aanleiding toe geven;
• de Vendor onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt.

2.4 Een boeking is definitief zodra de Vendor via de officiële boekingsprocedure heeft geboekt, de Vendorvoorwaarden heeft geaccepteerd en de volledige betaling is ontvangen.

Artikel 3 – Prijzen en betaling

3.1 Alle gecommuniceerde Vendorprijzen zijn inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.2 De volledige deelnameprijs wordt direct bij de boeking betaald.

3.3 Een boeking is pas definitief na succesvolle betaling.

3.4 Eventuele aanvullende producten of diensten kunnen apart in rekening worden gebracht.

3.5 CTP Con mag toegang tot het evenement, de opbouw of de Vendorruimte weigeren wanneer nog bedragen openstaan.

Artikel 4 – Annulering door de Vendor

4.1 Een definitieve Vendor Booking kan niet kosteloos worden geannuleerd.

4.2 Wanneer de Vendor zelf niet meer kan of wil deelnemen, bestaat in principe geen recht op restitutie.

4.3 Dit geldt ook bij:

• ziekte;
• persoonlijke omstandigheden;
• onvoldoende personeel;
• reisproblemen;
• tegenvallende verwachte verkoop;
• wijzigingen in eigen planning;
• no show op de evenementdag.

4.4 Dit geldt voor zover dwingend toepasselijk recht niet anders bepaalt.

4.5 CTP Con mag in bijzondere situaties uit eigen beweging een uitzondering maken. De Vendor kan hier geen recht aan ontlenen voor andere gevallen.

Artikel 5 – Vervangende Vendor

5.1 Een Vendor die niet kan deelnemen, mag zelf een vervangende Vendor voorstellen.

5.2 De vervanging is alleen geldig na voorafgaande goedkeuring van CTP Con.

5.3 CTP Con mag een voorgestelde vervanger weigeren, bijvoorbeeld wanneer het aanbod niet bij het evenement past, veiligheidsproblemen oplevert of niet voldoet aan de Vendorvoorwaarden.

5.4 De oorspronkelijke boeking mag niet zonder toestemming worden verkocht, doorgegeven of onderverhuurd.

5.5 Wanneer CTP Con de vervanger goedkeurt:

a. maakt de vervanger zelf een nieuwe boeking;

b. betaalt de vervanger het volledige door CTP Con vastgestelde bedrag;

c. wordt pas daarna een eventuele terugbetaling aan de oorspronkelijke Vendor verwerkt.

5.6 De maximale terugbetaling aan de oorspronkelijke Vendor is het laagste bedrag van:

• het bedrag dat de oorspronkelijke Vendor voor het overgenomen deel heeft betaald;
• het bedrag dat de vervangende Vendor daadwerkelijk voor dat deel heeft betaald.

5.7 Van dit bedrag worden €15 administratiekosten afgetrokken.

5.8 Een Vendor kan nooit winst maken door zijn boeking aan een andere Vendor over te dragen.

Artikel 6 – Wijzigingen aan het evenement

6.1 CTP Con mag wanneer dit redelijkerwijs nodig is wijzigingen aanbrengen in:

• de plattegrond;
• de indeling van de hal;
• de locatie van een Vendor;
• programmaonderdelen;
• openingstijden;
• opbouwtijden;
• toegangsprocedures;
• faciliteiten;
• de gebruikte hal of ruimte.

6.2 Een Vendor heeft geen recht op een specifieke plaats, looproute, buurstand, ingang of bezoekersstroom, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

6.3 Een redelijke wijziging van de standplaats of indeling geeft geen recht op restitutie.

6.4 CTP Con probeert bij wijzigingen een vergelijkbare of passende oplossing te bieden.

Artikel 7 – Verplaatsing van het evenement

7.1 CTP Con kan het evenement naar een andere datum verplaatsen wanneer omstandigheden dit noodzakelijk of redelijk maken.

7.2 Een bestaande Vendor Booking wordt in dat geval in principe automatisch doorgeschoven naar de vervangende datum.

7.3 Wanneer deelname op de vervangende datum niet mogelijk is, kan CTP Con de betaalde waarde omzetten in Vendorcredit.

7.4 Deze Vendorcredit kan gedurende maximaal 24 maanden vanaf de oorspronkelijke evenementdatum worden gebruikt voor een andere CTP Con, afhankelijk van beschikbaarheid.

7.5 De credit vertegenwoordigt maximaal het oorspronkelijk betaalde bedrag.

7.6 Een eventueel prijsverschil bij een toekomstige editie kan apart worden berekend.

Artikel 8 – Overmacht

8.1 Soms kan een evenement niet of niet op de geplande manier plaatsvinden door omstandigheden waarop CTP Con redelijkerwijs geen controle heeft.

8.2 Hieronder kunnen bijvoorbeeld vallen:

• overheidsmaatregelen;
• brand;
• ernstige weersomstandigheden;
• overstroming;
• uitval of onbeschikbaarheid van de locatie;
• grote storingen;
• veiligheidsdreigingen;
• epidemieën of andere gezondheidsmaatregelen;
• stakingen;
• ernstige verstoring van infrastructuur of openbaar vervoer;
• andere uitzonderlijke omstandigheden buiten de redelijke controle van CTP Con.

8.3 Bij overmacht probeert CTP Con het evenement eerst te verplaatsen of op een andere passende manier te organiseren.

8.4 Een Vendor Booking wordt dan doorgeschoven naar de vervangende datum of omgezet in credit voor een andere CTP Con.

8.5 Deze credit blijft maximaal 24 maanden geldig vanaf de oorspronkelijke evenementdatum.

8.6 Wanneer CTP Con binnen deze periode geen redelijke mogelijkheid kan bieden om het tegoed te gebruiken, wordt bekeken welke financiële afwikkeling volgens de overeenkomst en het toepasselijke recht passend is.

8.7 Voor zover wettelijk toegestaan kunnen daarbij redelijke, aantoonbare en niet terugvorderbare kosten worden meegenomen die specifiek voor het betreffende evenement zijn gemaakt.

8.8 Een eventuele inhouding kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat de Vendor zelf heeft betaald.

Artikel 9 – Annulering door CTP Con

9.1 Wanneer CTP Con besluit een evenement definitief niet te organiseren zonder dat sprake is van overmacht, probeert CTP Con de Vendor Booking eerst over te zetten naar een vervangende editie.

9.2 De betaalde waarde kan daarvoor als Vendorcredit beschikbaar worden gehouden.

9.3 Wanneer CTP Con uiteindelijk geen passende vervangende editie kan aanbieden waarop de boeking redelijkerwijs kan worden gebruikt, wordt uitsluitend de betaalde deelnamevergoeding afgehandeld volgens het toepasselijke recht.

9.4 CTP Con vergoedt geen aanvullende kosten of gevolgschade van de Vendor, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

9.5 Hieronder vallen bijvoorbeeld:

• hotelkosten;
• reiskosten;
• transportkosten;
• personeelskosten;
• voorraadkosten;
• gemaakte promotiematerialen;
• standbouw;
• gemiste omzet;
• misgelopen winst;
• andere indirecte kosten.

Artikel 10 – Vendorpassen en toegang

10.1 Vendorpassen zijn uitsluitend bedoeld voor de Vendor en het toegestane aantal medewerkers of helpers.

10.2 Het aantal inbegrepen Vendorpassen wordt aangegeven bij de boeking of in de Vendorinformatie.

10.3 CTP Con mag Vendorpassen controleren en intrekken bij misbruik.

10.4 Vendorpassen mogen niet worden verkocht of zonder toestemming worden doorgegeven.

10.5 De Vendor is verantwoordelijk voor het gedrag van medewerkers, helpers, standbouwers en andere personen die via de Vendor toegang tot het evenement krijgen.

Artikel 11 – Opbouw en afbouw

11.1 De Vendor moet zich houden aan de door CTP Con aangegeven tijden voor:

• laden en lossen;
• registratie;
• opbouw;
• opening;
• sluiting;
• afbouw.

11.2 De stand moet gereed zijn voordat het evenement voor bezoekers opent.

11.3 Tijdens de officiële openingstijden moet de stand voldoende bemand blijven.

11.4 Afbouwen of vertrekken voordat CTP Con daarvoor toestemming geeft is niet toegestaan.

11.5 CTP Con kan aanvullende praktische regels vastleggen in een Vendor Handbook, exposantenhandleiding of praktische briefing.

11.6 Deze praktische instructies maken onderdeel uit van de deelnamevoorwaarden voor zover zij tijdig aan de Vendor zijn verstrekt.

Artikel 12 – Standruimte

12.1 De Vendor mag alleen de toegewezen ruimte gebruiken.

12.2 Producten, displays, dozen, stoelen of andere materialen mogen niet zonder toestemming buiten deze ruimte worden geplaatst.

12.3 Gangen, nooduitgangen, deuren, brandblussers, brandslangen, technische installaties en andere veiligheidsvoorzieningen moeten volledig bereikbaar blijven.

12.4 Het is niet toegestaan een tafel of stand geheel of gedeeltelijk onder te verhuren of met een andere verkoper te delen zonder voorafgaande toestemming van CTP Con.

Artikel 13 – Producten en verkoop

13.1 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor de producten en diensten die worden aangeboden.

13.2 Producten moeten legaal zijn en mogen geen gevaar vormen voor bezoekers, andere Vendors of de locatie.

13.3 Het is niet toegestaan om onder andere de volgende producten aan te bieden:

• namaakproducten;
• counterfeit of bootleg merchandise;
• bewust verkeerd omschreven producten;
• gestolen goederen;
• illegaal verkregen goederen;
• verboden of illegale producten;
• producten die volgens CTP Con een onaanvaardbaar veiligheidsrisico vormen.

13.4 Een product dat als origineel, authentiek, graded, sealed of officieel wordt aangeboden, moet ook als zodanig kunnen worden verkocht.

13.5 Custom, altered, repacked of vergelijkbare producten moeten duidelijk en eerlijk worden omschreven.

13.6 De Vendor blijft zelf verantwoordelijk voor claims over authenticiteit, kwaliteit, conditie, grade en herkomst.

13.7 CTP Con mag twijfelachtige of verboden producten uit de verkoop laten verwijderen.

Artikel 14 – Merken, auteursrecht en intellectueel eigendom

14.1 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van:

• merken;
• logo's;
• afbeeldingen;
• artwork;
• karakters;
• muziek;
• ontwerpen;
• ander beschermd materiaal.

14.2 De Vendor moet beschikken over de rechten of toestemming die voor het eigen gebruik wettelijk nodig zijn.

14.3 CTP Con is niet verantwoordelijk voor inbreuk die door een Vendor wordt gemaakt.

14.4 Bij een geloofwaardige klacht van een rechthebbende kan CTP Con verlangen dat een product of uiting direct wordt verwijderd.

Artikel 15 – Raffles, kansspelen en activaties

15.1 Betaalde loterijen, raffles, draaiwielen, kansspelen en andere kansgebonden activaties zijn alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van CTP Con.

15.2 De Vendor blijft zelf verantwoordelijk voor naleving van de toepasselijke kansspelregels.

15.3 CTP Con mag een activiteit direct laten stoppen wanneer deze volgens CTP Con juridisch, commercieel of qua veiligheid een risico vormt.

Artikel 16 – Food en drinks

16.1 Het verkopen, bereiden, uitdelen of schenken van eten en drinken is alleen toegestaan wanneer CTP Con hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.

16.2 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor:

• voedselveiligheid;
• allergeneninformatie;
• benodigde registraties;
• vergunningen;
• hygiëne;
• naleving van voorschriften van CTP Con en de locatie.

16.3 CTP Con kan aanvullende eisen stellen aan food Vendors.

Artikel 17 – Veiligheid

17.1 Iedere Vendor moet de veiligheidsinstructies van CTP Con en de evenementlocatie opvolgen.

17.2 Aanwijzingen van onder andere beveiliging, BHV, locatiepersoneel, politie, brandweer en andere bevoegde hulpdiensten moeten direct worden opgevolgd.

17.3 Onder andere het volgende is niet toegestaan zonder toestemming:

• open vuur;
• onveilige elektrische installaties;
• apparatuur die overbelasting kan veroorzaken;
• kabels of materialen die struikelgevaar veroorzaken;
• gevaarlijke stoffen;
• geblokkeerde vluchtroutes;
• instabiele displays of constructies;
• activiteiten die risico's opleveren voor bezoekers.

17.4 CTP Con mag een stand, product, installatie of activiteit onmiddellijk stilleggen wanneer er een veiligheidsrisico bestaat.

Artikel 18 – Elektriciteit en apparatuur

18.1 Elektriciteit mag alleen worden gebruikt volgens de regels van CTP Con en de evenementlocatie.

18.2 De Vendor moet veilige en deugdelijke apparatuur gebruiken.

18.3 CTP Con kan het gebruik van apparatuur weigeren of laten stoppen wanneer deze:

• onveilig is;
• niet goedgekeurd is;
• te veel vermogen vraagt;
• storing veroorzaakt;
• niet past binnen de technische mogelijkheden van de locatie.

18.4 Extra stroomvoorzieningen kunnen apart worden berekend.

Artikel 19 – Gedrag

19.1 CTP Con moet een veilige en toegankelijke omgeving zijn.

19.2 Discriminatie, bedreiging, intimidatie, agressie, fraude, diefstal en ander ernstig ongewenst gedrag worden niet geaccepteerd.

19.3 Vendors moeten respectvol omgaan met:

• bezoekers;
• andere Vendors;
• medewerkers;
• vrijwilligers;
• leveranciers;
• locatiepersoneel.

19.4 CTP Con mag bij overtredingen maatregelen nemen.

19.5 Afhankelijk van de situatie kan dit bestaan uit:

• een waarschuwing;
• verwijdering van een product of activiteit;
• tijdelijke sluiting van een stand;
• intrekking van Vendorpassen;
• verwijdering van de Vendor van het evenement;
• uitsluiting van toekomstige edities.

19.6 Bij ernstige overtredingen kan dit direct gebeuren.

19.7 Verwijdering wegens overtreding van deze voorwaarden geeft geen recht op restitutie.

Artikel 20 – Eigendommen en diefstal

20.1 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar:

• producten;
• voorraad;
• geld;
• apparatuur;
• persoonlijke eigendommen;
• materialen.

20.2 Het aanwezig zijn van beveiliging betekent niet dat CTP Con individuele eigendommen bewaakt.

20.3 De Vendor moet zelf passende maatregelen nemen tegen diefstal, verlies en beschadiging.

20.4 Goederen die buiten openingstijden in de locatie worden achtergelaten, blijven voor risico van de Vendor, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 21 – Verzekering

21.1 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor het beoordelen en verzekeren van de risico's die horen bij de eigen deelname.

21.2 Dit kan onder andere gaan om:

• aansprakelijkheid;
• goederen;
• voorraad;
• apparatuur;
• medewerkers;
• schade aan derden.

21.3 CTP Con kan voor bepaalde Vendorcategorieën, activiteiten of stands een passende aansprakelijkheidsverzekering verplicht stellen.

21.4 CTP Con mag in dat geval bewijs van verzekering opvragen voordat deelname wordt toegestaan.

21.5 De Vendor moet daarnaast voldoen aan redelijke aanvullende verzekeringseisen die voortvloeien uit:

• de evenementlocatie;
• toepasselijke regelgeving;
• de verzekeraar van CTP Con;
• de aard van de activiteiten van de Vendor.

Artikel 22 – Schade veroorzaakt door de Vendor

22.1 De Vendor is verantwoordelijk voor schade die wordt veroorzaakt door:

• de Vendor zelf;
• medewerkers;
• helpers;
• gasten;
• leveranciers van de Vendor;
• standbouwers;
• producten;
• apparatuur;
• installaties;
• andere activiteiten waarvoor de Vendor verantwoordelijk is.

22.2 Wanneer CTP Con of de evenementlocatie door deze schade kosten of claims krijgt, kan CTP Con deze kosten op de Vendor verhalen voor zover de Vendor daarvoor aansprakelijk is.

22.3 De Vendor moet schade of incidenten zo snel mogelijk melden bij CTP Con.

Artikel 23 – Aansprakelijkheid CTP Con

23.1 CTP Con is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste omzet of misgelopen winst, voor zover de wet toestaat dat deze aansprakelijkheid wordt beperkt.

23.2 CTP Con is ook niet automatisch aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van een Vendor.

23.3 Wanneer CTP Con volgens de wet toch aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid voor directe schade voor zover wettelijk toegestaan beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende Vendor Booking is betaald.

23.4 Deze beperking geldt niet wanneer de wet beperking van aansprakelijkheid niet toestaat, bijvoorbeeld bij opzet of situaties waarin aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten.

Artikel 24 – Informatie van de Vendor

24.1 De Vendor moet juiste en volledige informatie verstrekken.

24.2 Wijzigingen in contactgegevens, producten, activiteiten of standgebruik moeten tijdig aan CTP Con worden doorgegeven.

24.3 CTP Con mag een boeking beëindigen wanneer een Vendor bewust belangrijke onjuiste informatie heeft verstrekt of relevante informatie heeft verzwegen.

24.4 Wanneer dit aan de Vendor te wijten is, bestaat geen recht op restitutie.

Artikel 25 – Communicatie

25.1 CTP Con mag belangrijke informatie over de deelname per e-mail versturen naar het e-mailadres dat bij de boeking is opgegeven.

25.2 De Vendor is zelf verantwoordelijk voor het controleren van deze berichten en voor het doorgeven van een correct e-mailadres.

25.3 Praktische informatie die vóór het evenement wordt verstrekt, kan aanvullende instructies bevatten die nodig zijn voor veilige en goede uitvoering van het evenement.

Artikel 26 – Privacy

26.1 Persoonsgegevens die nodig zijn voor de Vendor Booking en deelname worden verwerkt volgens het privacybeleid van CTP Con.

26.2 CTP Con mag noodzakelijke gegevens delen met partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de deelname, bijvoorbeeld de evenementlocatie, betalingsprovider of operationele leveranciers, wanneer dit nodig en wettelijk toegestaan is.

Artikel 27 – Situaties die niet in deze voorwaarden staan

27.1 Niet iedere situatie kan vooraf worden voorzien.

27.2 Wanneer een situatie niet in deze voorwaarden is geregeld, mag CTP Con een redelijke beslissing nemen met het belang van veiligheid, organisatie, bezoekers en andere Vendors in gedachten.

27.3 CTP Con probeert daarbij consistent en redelijk te handelen.

Artikel 28 – Toepasselijk recht

28.1 Op de Vendor Booking en deze Vendorvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

28.2 Partijen proberen een geschil eerst onderling op te lossen.

28.3 Wanneer dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 29 – Wijziging van deze voorwaarden

29.1 CTP Con kan deze Vendorvoorwaarden voor toekomstige boekingen wijzigen.

29.2 Voor een bestaande definitieve boeking geldt in principe de versie die bij het maken van die boeking is geaccepteerd.

29.3 Praktische, operationele en veiligheidsinstructies mogen ook na de boeking worden aangepast wanneer dit redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van het evenement.